Γιατί το να κάνεις περισσότερα ταυτόχρονα δεν σημαίνει ότι κάνεις περισσότερα

Απαντάτε σε μηνύματα ενώ ακούτε μια σύσκεψη. Εναλλαγή μεταξύ καρτελών. Διατηρείτε πολλά πράγματα σε κίνηση ταυτόχρονα.

Νιώθεις παραγωγικός. Σαν να καλύπτεις περισσότερο έδαφος.

Η κοινή υπόθεση είναι απλή: αν κάνεις περισσότερα ταυτόχρονα, πρέπει να καταφέρνεις περισσότερα.

Στην πράξη όμως, το αποτέλεσμα συχνά δεν αντιστοιχεί στην προσπάθεια. Οι εργασίες διαρκούν περισσότερο, οι λεπτομέρειες παραβλέπονται και η πρόοδος φαίνεται κατακερματισμένη.

Αυτό που μοιάζει με «να κάνεις περισσότερα» μπορεί στην πραγματικότητα να αλλάξει τον τρόπο με τον οποίο γίνεται η εργασία.

Γιατί το κάνεις παραγωγικό

Η διαχείριση πολλαπλών εργασιών ταυτόχρονα δίνει μια ισχυρή αίσθηση ορμής.

Υπάρχει συνεχής δραστηριότητα:

• απαντώνται μηνύματα
• τα έγγραφα ενημερώνονται
• λαμβάνονται αποφάσεις

Κάθε ενέργεια μοιάζει με πρόοδο.

Επειδή η προσοχή είναι συνεχώς απασχολημένη, δημιουργείται η εντύπωση αποτελεσματικότητας. Δεν είστε αδρανείς. Μετακινείστε ενεργά μεταξύ εργασιών.

Και σε απλές καταστάσεις, αυτό μπορεί να φαίνεται ότι λειτουργεί.
Σύντομες ενέργειες μπορούν να ολοκληρωθούν γρήγορα, δίνοντας την αίσθηση ότι πολλά πράγματα προχωρούν ταυτόχρονα.

Αλλά αυτή η διαίσθηση βασίζεται στην ορατή δραστηριότητα, όχι στον τρόπο με τον οποίο οι πληροφορίες επεξεργάζονται στην πραγματικότητα.

Τι συμβαίνει στην πραγματικότητα

Όταν κατανέμεις την προσοχή σου σε διάφορες εργασίες, δεν τις επεξεργάζεσαι παράλληλα με τον τρόπο που σου φαίνεται.

Αντίθετα, η προσοχή αναδιανέμεται.

Σε οποιαδήποτε δεδομένη στιγμή:

• μόνο ένα μέρος των διαθέσιμων πληροφοριών από κάθε εργασία υποβάλλεται σε επεξεργασία
• οι προτεραιότητες αλλάζουν ανάλογα με το τι είναι πιο άμεσο
• Οι πληροφορίες από μια εργασία φυλάσσονται προσωρινά για να χρησιμοποιηθούν σε μια άλλη

Αυτό αλλάζει τον τρόπο με τον οποίο δομείται η εργασία.

Αντί να ακολουθείται μια εργασία μέσω μιας συνεχούς ακολουθίας, η διαδικασία γίνεται κατακερματισμένη. Κάθε επιστροφή σε μια εργασία απαιτεί να επαναπροσδιορίσετε από πού σταματήσατε και τι έχει σημασία στη συνέχεια. Αυτή η επαναλαμβανόμενη ανακατανομή της προσοχής εισάγει ένα μικρό αλλά σταθερό κόστος κάθε φορά - χρόνο και προσπάθεια που δαπανάται για την επαναπροσδιορισμό του πλαισίου αντί για την πρόοδο της ίδιας της εργασίας.

Αυτό επηρεάζει:

• πώς επεξεργάζονται οι πληροφορίες
• πώς καθορίζονται οι προτεραιότητες
• πώς διαμορφώνονται οι αποφάσεις σε κάθε εργασία

Σημαντικές λεπτομέρειες μπορεί να παραβλεφθούν, όχι επειδή είναι δύσκολες, αλλά επειδή η προσοχή επικεντρώνεται αλλού τη στιγμή που είναι σχετικές. Οι πληροφορίες είναι επίσης λιγότερο πιθανό να διατηρηθούν, επειδή η προσοχή δεν διατηρείται για αρκετό χρονικό διάστημα σε οποιαδήποτε μεμονωμένη εργασία ώστε να υποβληθεί σε πλήρη επεξεργασία και ενσωμάτωση.

Οι εργασίες δεν καθυστερούν απλώς — αναδιαμορφώνονται. Οι εργασίες δεν καθυστερούν απλώς — αναδιαμορφώνονται, με μειωμένη συνέχεια και τον χειρισμό των πληροφοριών σε μικρότερα, ασύνδετα τμήματα.

Αντί να προχωρούν σταθερά, προχωρούν σε επιμέρους τμήματα, με κάθε τμήμα να επηρεάζεται από ό,τι άλλο ανταγωνίζεται για την προσοχή.

Το αποτέλεσμα δεν είναι απλώς πιο αργή ολοκλήρωση.
Πρόκειται για ένα διαφορετικό πρότυπο επεξεργασίας μεταξύ των εργασιών.

Απλά παραδείγματα από τον πραγματικό κόσμο

Εργασία σε πολλαπλές καρτέλες
Εναλλάσσεστε μεταξύ της σύνταξης ενός εγγράφου, του ελέγχου email και της αναθεώρησης δεδομένων. Κάθε εργασία προχωρά, αλλά σε μικρά βήματα. Κάθε φορά που επιστρέφετε, πρέπει να επαναπροσανατολίζεστε, κάτι που αλλάζει την ομαλή εξέλιξη της εργασίας. Αυτός ο επαναλαμβανόμενος επαναπροσανατολισμός μπορεί να δυσκολέψει τη διατήρηση μιας σαφούς αίσθησης της προόδου σε οποιαδήποτε μεμονωμένη εργασία.

Συναντήσεις και ανταλλαγή μηνυμάτων
Η απάντηση σε μηνύματα κατά τη διάρκεια μιας σύσκεψης μπορεί να φαίνεται αποτελεσματική. Ωστόσο, η προσοχή μοιράζεται σε δύο ροές πληροφοριών. Βασικά σημεία από τη σύσκεψη ή τα μηνύματα μπορεί να παραλειφθούν επειδή το καθένα ανταγωνίζεται για επεξεργασία ταυτόχρονα.

Η ανάγνωση
ενώ ελέγχετε το τηλέφωνό σας δημιουργεί μια κατακερματισμένη εμπειρία. Το υλικό εξακολουθεί να διαβάζεται, αλλά οι συνδέσεις μεταξύ των ιδεών είναι πιο αδύναμες επειδή οι μετατοπίσεις προσοχής διαταράσσουν τον τρόπο επεξεργασίας των πληροφοριών.

Αθλητική απόδοση
Σε δυναμικές καταστάσεις, η εστίαση σε πάρα πολλά στοιχεία ταυτόχρονα μπορεί να αλλάξει τον τρόπο με τον οποίο ιεραρχούνται οι πληροφορίες. Αντί να παρακολουθούνται με σαφήνεια τα πιο σχετικά σημάδια, η προσοχή κατανέμεται σε πολλαπλά σήματα, αλλάζοντας τον τρόπο με τον οποίο διαμορφώνονται οι αποφάσεις σε πραγματικό χρόνο.

Καθημερινές εργασίες
Ακόμα και απλές ενέργειες —όπως το μαγείρεμα ενώ απαντάτε σε ειδοποιήσεις— μπορούν να οδηγήσουν σε παραλείψεις βημάτων ή σε σφάλματα χρονισμού. Όχι επειδή οι εργασίες είναι περίπλοκες, αλλά επειδή η προσοχή είναι κατανεμημένη σε αυτές.

Βασική γνώση

Το να κάνεις περισσότερα πράγματα ταυτόχρονα δεν σημαίνει ότι ολοκληρώνονται περισσότερα με τον ίδιο τρόπο.

Κατανομή της προσοχής σε διάφορες εργασίες:

• αλλάζει τον τρόπο επεξεργασίας των πληροφοριών
• αλλάζει τον τρόπο που καθορίζονται οι προτεραιότητες
• κατακερματίζει τον τρόπο με τον οποίο οι εργασίες εξελίσσονται με την πάροδο του χρόνου
• εισάγει επαναλαμβανόμενο κόστος ανακατανομής και μειώνει τη συνέχεια της επεξεργασίας

Το αποτέλεσμα δεν είναι παράλληλη παραγωγικότητα, αλλά ανακατανεμημένη επεξεργασία σε πολλαπλές απαιτήσεις.

Κλείσιμο της Προβληματικής Σκέψης

Όταν νιώθετε ότι κάνετε περισσότερα ταυτόχρονα, είναι εύκολο να υποθέσετε ότι η απόδοση θα πρέπει να αυξηθεί.

Αλλά η δομή του τρόπου με τον οποίο διεκπεραιώνονται οι εργασίες έχει αλλάξει.

Αυτό που έχει σημασία δεν είναι πόσα πράγματα είναι ενεργά ταυτόχρονα, αλλά το πώς κατανέμεται η προσοχή σε αυτά — και πώς αυτό διαμορφώνει αυτό που πραγματικά γίνεται.